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Pragmatische Überlegungen zum Umstieg auf automatisierte Angebotserstellung


Rom wurde nicht an einem einzigen Tag erbaut. Die Umstellung auf eine automatisierte Angebotserstellung kann pragmatisch und schrittweise erfolgen.

Die Automatisierung des Vertriebs ist kein Selbstzweck - und es geht nicht in erster Linie darum, Menschen durch Software zu ersetzen. Es geht vielmehr darum, keine wertvolle Zeit für Aktivitäten zu verschwenden, die von Software in gleicher Weise ausgeführt werden können.

Wird beispielsweise eine Standardanfrage per E-Mail beantwortet und Dokumentvorlagen mit Textblöcken ausgefüllt, so kann dieser Vorgang nicht nur schneller, sondern vor allem zuverlässiger und fehlerfreier von Software durchgeführt werden. In weniger naheliegenden Fällen ist dies aber nicht unbedingt der Fall.

Unsere Projekte haben Ansätze entwickelt, die sich als erfolgreich erwiesen haben, und wir empfehlen sie unseren Kunden, wenn sie auf die Automatisierung der Erstellung von Verkaufsangeboten umsteigen.

Tipp 1 - Unterschiedliche Prozesse für Standardfälle und komplizierte Fälle

Für alle unterschiedlichen Fälle wird dasselbe Formular verwendet. Nach der Übertragung an Offer-Ready werden die Anforderungen automatisch klassifiziert. Es gibt Standardanforderungen, für die die automatische Erstellung von Dokumenten bereits implementiert wurde. Alle anderen Fälle gehen zur manuellen Bearbeitung an das Backoffice.

Es gibt verschiedene Gründe, warum einige Anfragen nicht automatisch bearbeitet werden können. Einige Kunden möchten nicht alle Arten von Anforderungen auf einmal implementieren und beginnen mit den häufigsten und einfachsten Fällen. Manche Anfragen können auch einfach zu komplex für eine Automatisierung sein. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass häufige Fälle auch einfache Fälle sind - während komplexe Fälle nicht die Regel sind. Und wenn eine komplexe Anfragen dennoch häufig auftritt, lohnt sich auch der Aufwand, die Komplexität abzubilden.

Fehlerhafte oder unplausible Daten können ebenso ein guter Grund für eine manuelle Bearbeitung von Anfragen sein. Es ist nicht immer möglich oder sinnvoll, diese Anfragen schon im Formular abzulehnen. Wenn beispielsweise das Wort "TEST" im Nachnamen des Kunden vorkommt, lohnt es sich, einen zweiten Blick darauf zu werfen, bevor Sie einen Eintrag im CRM erstellen. Ein weiteres Beispiel wäre eine Anfrage mit einer nicht existierenden E-Mail-Adresse, obwohl alles andere gut aussieht. Sollten Sie nicht versuchen, den Kunden über eine alternative Suche zu erreichen, da er möglicherweise nur einen Tippfehler in der E-Mail hatte?

Tipp 2 - Schrittweise Entwicklung hin zu größerer Komplexität

Es ist wichtig, Vertrauen in Ihre eigenen Prozesse zu haben. Das automatische Versenden verbindlicher Angebote direkt an den Kunden - ohne Einbeziehung einer natürlichen Person - ist natürlich das Ziel, wenn Sie Zeit und Geld sparen und Ihren Vertrieb optimieren möchten. Aber es ist zugegebenermaßen ein großer Schritt vom traditionellen Verkauf zur vollen Automatisierung.

Wenn Sie Zweifel haben, unternehmen Sie kleine Schritte, um Erfahrung und Vertrauen zu gewinnen. Ein möglicher Zwischenschritt ist beispielsweise die Erstellung von Angeboten in einem Word-kompatiblen Dokument (RTF), das vom Backoffice erneut geprüft und an den Kunden weitergeleitet wird (als PDF).

Darüber hinaus kann in Betracht gezogen werden, die Einführung einer Contentstrategie mit adaptiven Inhalten erst zu einem späteren Zeitpunkt zu prüfen.

Der Verkauf ist ein komplexer Prozess. Dieser erfordert viel gegenseitiges Vertrauen und Routine. Kleinere Schritte führen manchmal schneller zum Erfolg als schnelle Veränderungen.

Tipp 3 - Automatiserte Angebotserstellung durch das Backoffice

In fast jedem Projekt, in dem die automatische Erstellung von Angeboten durch Kunden implementiert wurde, stellt sich früher oder später die Frage, ob Vertriebsmitarbeiter das gleiche Formular verwenden können, um ihre eigenen Angebote effizienter zu erstellen.

Obwohl beide Anwendungsfälle sehr ähnlich sind, gibt es auch relevante Unterschiede - zum Beispiel in Bezug auf KPIs oder nachgelagerte Prozesse. Wir empfehlen, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede von Anfang an zu analysieren und die Prozesse so zu organisieren, dass Angebote sowohl von Vertriebsmitarbeitern als auch von Ihren Kunden automatisch erstellt werden können.

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